[ASSO] JM2L 2008 : au travail :-)

Coucou les pingouinots,

Comme nous l'avons annoncé à plusieurs reprises, la troisième édition de la JM2L aura lieu à l'EPU – 930 route des Colles - Sophia Antipolis - le samedi 15 novembre 2008.

Nous avons besoin de bénévoles actifs en amont, le jour-J et en aval.

  • Florent Peyraud a eu l'extrême gentillesse de lister les points-clés et le nombre de personnes - ± une dizaine - en charge des différents postes.

Nous comptons sur vous pour assurer une édition sans précédent, faites-vous connaître sur notre boîte gmail [organisation.jm2l (chez) gmail (point) com] sans plus tarder car rien que pour les demandes de subvention (CG06, CR, Mairies, sponsors, etc., cela suppose un travail conséquent dès maintenant :-)

Besoins humains par fonction pour l'organisation :

Gestion de l'événement: 1 personne

  • Définition des thèmes et objectifs
  • Définition de la date et du lieu : fait par Véronique Fritière (EPU)
  • établissement d'un calendrier des jalons
  • suivi des activités des groupes et des échanges inter-groupes
  • sélection finale des sujets et propositions : en concertation générale

Gestion des bénévoles : 1 personne

  • Consolidation des besoins des différentes activités / groupes de travail
  • Recrutement / suivi des bénévoles
  • Gestion des horaires et affectations en fonctions des desiderata

Gestion des conférences : 1 personne

  • Appel à contribution et recueil des propositions
  • Suivi des propositions (descriptions, collecte des supports de présentation)
  • Collecte de besoin en déplacements (horaires)
  • Collecte des besoins en hébergements (repas végétarien/sans porc, mode hébergement)

Ateliers et Install-party : 2 personnes

  • Appel à contributions et recueil des propositions
  • Suivi des propositions (descriptions, collecte des supports de présentation)
  • Collecte des besoins spécifiques (machines, matériel, programmes, temps)

Stands : 1 personne

  • Démarchage des associations / sociétés
  • Recueil des demandes et besoins
  • Gestion des hébergements

Logistique : 2 personnes

  • Signalisation dans Sophia et depuis les grands axes/hubs
  • Signalisation sur site depuis le parking et direction des salles
  • Consolidation des besoins matériels et agencement des salles (machines, connectique, mobilier, micros, etc.)
  • Affectation des salles
  • Gestion des repas sur place et rafraîchissements (buvette, bouteilles dans les salles, buffet de midi, petit-déjeuner, pauses)
  • gestion des transports (covoiturages, transport {gare/aéroport} -> JM2L, avions/trains depuis les grands villes)
  • gestion des hébergements (hébergement en communauté, hôtel, camping)
  • Gestion des besoins en personnel de fonctionnement (Mr Loyal, hôte(sse)s, contrôle, sécurité)

Communication : 1 personne

  • Définition / impression des affiches et flyers
  • Organisation de la distribution (lieux, couverture, public visé)
  • Consolidation des besoins en main d'oeuvre pour affichage / tractage
  • établissement du communiqué de presse
  • contacts médias
  • Mise en ligne des descriptions de confs, photos, itv, video
  • Consolidation des besoins en matériel / personnel de captation audio / vidéo
  • Compilation des éléments pour production d'un DVD

Budget : 1 personne

  • démarchage sponsors
  • établissement des budgets
  • définition des subventions transport éventuelles
  • encaissement des repas
  • gestion des notes de frais

Merci d'avance de votre implication !

Salutations ensoleillées,

vero,

Présidente de Linux Azur

Linux, c'est une question de VI ou de MORE